Yrityksen siirtyessä Procountorin Sähköisen Taloushallinnon käyttäjäksi, usein tulee eteen kysymys, kuinka yrityksen myyntilaskut saadaan siirrettyä Procountoriin. Yrityksellä saattaa olla käytössään joku ERP- tai laskutusjärjestelmä, jonka käytöstä ei haluta luopua, vaikka yrityksen kirjapito tapahtuukin Procountorissa.
Aivan pienten laskumäärien siirtäminen voidaan tehdä manuaalisestikin, esimerkiksi Procountor pääkäyttäjän toimesta, mutta mikäli myyntilaskujen lukumäärä on hieman suurempi, huomattavasti parempi vaihtoehto on automatisoida laskujen siirto yrityksen ERP-tai laskutusjärjestelmästä Procountoriin. Näin vältetään mahdolliset inhimilliset virheet laskuaineistojen siirrossa ja saadaan mahdollisimman reaaliaikainen kuva yrityksen laskutuksesta sen kirjanpitojärjestelmään.
Tässä blogissa kerrotaan, kuinka yritys voi vaivattomasti toteuttaa ERP- tai laskutusjärjestelmän ja Procoutorin Sähköisen Taloushallinon välisen laskuaineiston siirrot, käyttämällä Youredin valmista pilvipalvelupohjaista laskuliittymäratkaisua.
Miksi pilvipohjainen integraatio kannattaa tehdä?
IT -järjestelmien välinen integraatio on perinteisesti ollut kohtuullisen työlästä ja vaatinut useiden eri osapuolten työpanosta, jotta integraatio on saatu toimimaan. Pilvipohjaisten IT -järjestelmien myötä integraatio on sittemmin helpottunut niiden tarjoamien API -rajapintojen myötä. Nämä API -rajapinnat tarjoavat kyseisen järjestelmän osalta standardoidun tavan viedä kyseiseen järjestelmään tietoa tai tuoda kyseisestä järjestelmästä siellä olevaa tietoa. Procountor tarjoaa tällaisen API -rajapinnan myyntilaskujen osalta.
API -rajapintojen tarjoamat edut ovat kiistattomat, mutta niiden heikkoutena on, että pääosin ne ovat passiivisia. Toisin sanoen, API -rajapinta tarjoaa kyllä mahdollisuuden tietojen siirtoon, mutta ei aktiivisesti suorita siirtoa. Tämän vuoksi tarvitaan joku tapa tuoda tarvittavat tiedot kyseiseen rajapintaan. Jotkut ERP- ja laskutusjärjestelmän tarjoavat tällaisen toiminnallisuuden, mutta yleensä tuo tiedonsiirtoyhteys täytyy rakentaa joka kerta erikseen erityisten liittymäasiantuntijoiden toimesta. Tämä puolestaan voi olla hidasta ja kallista.
Pilvipohjaisen integraatiopalvelun etuna tässä tilanteessa on ratkaisun monistettavuus useille eri asiakkaille, mikä vähentää merkittävästi vaadittua työmäärää, nopeuttaa käyttöönottoa ja laskee siten integraatiokustannuksia merkittävästi. Youredin pilvipohjainen integraatioalusta soveltuukin juuri tästä syystä hyvin myös pienemmille yrityksille ja mahdollistaa integraatioiden toteuttamisen edullisesti.
Miten Youredin laskuliittymä käytännössä toimii?
Youredin laskuliittymän toiminnallisuus voidaan jakaa seuraaviin kolmeen päävaiheisiin:
1) Myyntilaskuaineiston nouto (tai vastaanotto) yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmästä
Tämä voi tapahtua esimerkiksi ajastetusti, niin sanottuna eräajona, tai reaaliaikaisesti käyttäen hyväksi ERP- tai laskutusjärjestelmän tarjoamia rajapintoja. Toisinaan erityisesti vanhemmat ERP- tai laskutusjärjestelmät eivät kuitenkaan tarjoa laskuaineiston noutoon (tai lähettämiseen) tarvittavia rajapintoja. Näissä tilanteissa Youredi voi lukea laskuaineiston esimerkiksi asiakkaan palvelimen paikalliselta levyltä tai jopa suoraan asiakkaan verkossa sijaitsevasta tietokannasta.
2) Laskuaineiston muuntaminen Procountorin ymmärtämään muotoon
Useimmiten yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmä tuottaa myyntilaskuaineiston eri rakenteisena kuin missä se tulee tuoda Procountorin API -rajapintaan. Tällöin laskuaineiston rakenne on ensin muunnettava Procountorin tarjoamaan standardimuotoon. Tämä muunnos tapahtuu automaattisesti Youredin pilvipalvelussa. Näin ollen, yrityksen ei itse tarvitse tehdä omaan ERP- tai laskutusjärjestelmäänsä mitään muutoksia, järjestelmän tuottamaan laskuaineistoon liittyen.
3) Muunnetun laskuaineiston lähettäminen Procountoriin
Lopuksi myyntilaskuaineisto viedään API -rajapinnan kautta Procountorin Sähköiseen Taloushallintoon, josta varsinaiset myyntilaskut on mahdollista lähettää edelleen yrityksen asiakkaille, mikä ERP- tai laskutusjärjestelmä ei ole tätä vielä tehnyt. Youredi voi tarvittaessa kerätä laskuja isompaan siirtoerään ja lähettää ne Procountorille vasta, kun erässä joko tarvittava määrä laskuja, tai kun erän aikaraja tulee täyteen.
Miten Youredin laskuliittymä otetaan käyttöön?
Youredin Procountor laskuliittymän käyttöönotto tapahtuu yrityksen kannalta erittäin vaivattomasti. Youredi toimittaa laskuliittymän pilvipohjaisena palveluna, lähes ”avaimet käteen” periaatteella. Kyseessä ei siis ole mikään asiakkaan itsepalvelutyökalu, jonka käyttöönotosta asiakas joutuisi vastaamaan.
Ennen varsinaisen työn aloittamista Youredin tekniset asiantuntijat varmistavat, että yrityksen pyytämä ratkaisu pystytään teknisesti toteuttamaan. Toimitusprosessi alkaa, kun asiakas tilaa laskuliittymän Youredilta. Koska Youredin Procountor laskuliittymän käyttöönoton hinta on kiinteä, on palvelun käyttöönotto yrityksen kannalta varsin riskitöntä.
Laskuliittymän käyttöönotto sisältää seuraavat työvaiheet, joista pääsääntöisesti vastaa Youredi:
1) Laskuaineiston rakenteen määrittely ja muokkaus
Aluksi Youredi tekee yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmän tuottaman laskuaineiston ja Procountorin API -rajapinnan käyttämän standardin välisten laskuaineiston kenttävastaavuuksien määrittelyn (ns, ”mapping”), jotta Youredin pilvipalvelu osaa toteuttaa laskuaineiston muutokset.
2) Siirtoyhteyden määrittely ja aktivointi
Seuraavassa vaiheessa toteutetaan yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmän ja Youredin pilvipalvelun teknisen siirtoyhteyden määrittely ja aktivointi. Määrittelyvaiheessa asiakas ilmoittaa Youredille siirtoon käytettävän siirtotavan (esimerkiksi FTP, SFTP, jne.). Youredi vastaa siirtoyhteyden aktivoinnista, ja tarvittaessa opastaa Asiakasta, jotta yhteys saadaan toimivaksi.
3) Tekninen integraatiotestaus
Tässä vaiheessa käydään läpi yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmän välinen laskuaineiston nouto (tai vastaanotto), sekä aineiston vaatiman muunnoksen toimivuus. Tässä vaiheessa aineistoa ei kuitenkaan vielä välitetä Procountorin Sähköisen Taloushallintoon asti.
4) Hyväksyntätestaus
Tässä vaiheessa Youredi aktivoi laskuaineiston siirron toimimaan ”päästä-päähän” eli yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmästä Youredin pilvipalveluun, ja Youredin pilvipalvelusta Procountorin Sähköiseen Taloushallintoon. Procountor vastaa lisäksi vielä omalta osaltaan testauksesta Procountorin sisällä.
Miten laskuliittymän tuki toimii käyttöönoton jälkeen?
Laskuliittymän toteutus pilvipalveluna mahdollistaa liittymän toiminnan monitoroinnin ja valvonnan keskitetysti Youredin toimesta. Näin ollen yrityksen ei tarvitse huolehtia liittymän toimimisesta itse. Mikäli laskuliittymä lakkaa toimimasta (esimerkiksi yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmään tehdyn muutoksen taikka Procountorin virhetilanteen vuoksi), Youredin integraatioalusta antaa asiasta hälytyksen ja Youredin palvelutuki alkaa tällöin selvittämään virhetilannetta, tarvittaessa yhdessä yrityksen tai Procountorin kanssa.
Voidaanko Procountoriin integroida minkä tahansa järjestelmä?
Periaatteessa voidaan. Youredin integraatiopalvelu toimii sekä pilvipohjaisten ERP- ja laskutusjärjestelmien, että perinteisten, asiakkaan omille palvelimille asennettujen (”on-premise”) järjestelmien kanssa. Pilvipohjaiset järjestelmät tarjoavat tyypillisesti valmiit API -rajapinnat laskudatan siirtoa varten, joihin Youredin integraatiopalvelu voidaan kytkeä.
Perinteiset, asiakkaan omilla palvelimilla olevat järjestelmät saattavat myös tarjota vastaavan tyyppisen rajapinnan, jota voidaan hyödyntää laskuaineiston noudossa. Mikäli tällaista rajapintaa ei ole, tyypillisesti nämä järjestelmät mahdollistavat lähes aina laskuaineiston tuonnin (ns. export) esimerkiksi CSV tai XLS muotoisena tiedostona. Youredin laskuliittymä voi muuntaa tuon tiedoston Procountorin käyttämään muotoon, kuten edellä on kerrottu.
Mikäli yrityksen ERP- tai laskutusjärjestelmä ei sisällä laskuaineiston export toimintoa, voidaan asiakkaan palvelimelle asentaa Youredin kehittämä erillinen tietokanta-adapteri, joka lukee laskuaineiston suoraan yrityksen verkossa sijaitsevasta tietokannasta.
Entäpä laskudatan vienti yrityksen ERP- järjestelmään?
Vaikka varsinainen myyntireskontran hallinta useimmiten tapahtuukin Procountorin Sähköisessä Taloushallinnossa, yrityksellä voi olla tarve tuoda myyntilaskudataa Procountorista yritykse ERP -järjestelmään. Youredin myyntilaskujen integraatiopalvelua voidaan käyttää myös tähän tarkoitukseen. Procountor tarjoaa laskudatan viemiseen API -rajapinnan, jonka avulla Youredi voi noutaa Procoutorista siellä olevan myyntilaskudatan ja viedä sen ERP -järjestelmään, tai vaikka vain esimerkiksi laskuja koskevan maksustatuksen. Näin yrityksen on mahdollista seurata suoraan ERP -järjestelmästään asiakkaittensa maksutilannetta.
Ratkaisun hinnoittelu
Youredin Procountor myyntilaskuliittymä on hinnoiteltu selkeästi ja yrityksen kannalta riskittömästi. Palvelun käyttöönotto tapahtuu kiinteällä kertamaksulla, jonka jälkeen yritys maksaa palvelusta kiinteää kuukausihintaa. Palvelu on yrityksen näkökulmasta varsin joustava, sillä se ei sisällä kiinteitä sopimuskausia, vaan yritys voi irtisanoa palvelun koska tahansa sopimuksen mukaista irtisanomisaikaa noudattaen. Näin ollen yritys ei ole sidottu palvelun käyttöön pidempää kuin olisi tarpeellista.
Youredistä lyhyesti
Youredi on suomalainen pilvipalveluyritys, joka on erikoistunut järjestelmien välisiin dataintegraatioihin. Youredin integraatiopalvelu perustuu yhtiön kehittämään, joustavaan integraatioalustaan, joka mahdollistaa tietoturvallisen, nopean ja kustannustehokkaan tavan toteuttaa dataintegraatioita eri järjestelmien välillä. Youredin pilvipalvelu tuotetaan Microsoftin Azure palvelinkeskuksista, jotka sijaitsevan EU -alueella.
Jos kiinnostuit, lataa esite ja tutustu hintoihin:
